Comment s'organiser en télétravail ?

Comment s'organiser en télétravail ?

Le télétravail késako ?

Il s’agit tout simplement du fait de travailler depuis chez soi, ce n’est pas plus compliqué que cela.

Tu te demandes surement pourquoi je te dis tout ça ?

Si tu débarques de Mars je t’explique tout.

Depuis aujourd’hui 12h en France un confinement est en place, tout comme en Espagne et en Italie. Ce qui fait que de nombreux travailleurs doivent maintenant exercer en télétravail. Pour certains, c’est nouveau et cela nécessite donc un temps d’adaptation, des routines à mettre en place et un peu de rigueur pour s’organiser.

Pas de panique !

Je vais te donner quelques conseils, mais surtout les outils que j’utilise pour exercer en télétravail ! Tu vas voir ce n’est pas si effrayant que cela. Peut-être que tu vas même y prendre goût, qui sait ?

Hop !

C’est parti pour le télétravail !

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Avant de te donner mes meilleurs outils que j’utilise. Je vais commencer par te donner des conseils, ceci afin que tu puisses être autant si ce n’est plus productif depuis chez toi #restecheztoi.

Si tu y penses, tu enlèves les temps de transports, la fatigue et bien tu peux commencer plus tard et finir plus tôt avec un peu d’organisation. T’imagines ? Mais pour cela, il va falloir que tu restes concentré et que tu ne te laisses pas distraire par ton téléphone, Facebook ou encore Netflix.

Je sais c’est tentant, ils sont vraiment proches et puis ton lit te fais des appels du pied. Mais sois fort, résiste et on se met au travail. J’ai besoin de toi et puis il faut bien des sous pour remplir le frigo sans dévaliser les magasins.

Quels sont les 5 conseils pour être efficace et productif

Se créer un espace de travail

La première chose à mettre en place est celle d’un espace dédié à ton activité. Il doit être délimité et séparé de celui de ta vie privée et de ton espace de détente. Organise-toi un bureau ou tu pourras être tranquille, ajoute de la musique, avec un casque sur la tête pour te créer une bulle. Tu seras ainsi comme au travail, concentré avec tout ton matériel à disposition et prêt à l’emploi

Instaurer une routine

La seconde chose à faire est celle de conserver tes habitudes. Prépare-toi comme si tu allais au travail, avec ton horaire pour la douche, le petit-déjeuner, l’habilement et ton café/thé. Comme cela tu vas conserver ton rythme. Si tu travailles avec tes collègues à distance vous allez être tous calibré ensemble pour demeurer efficace et surtout efficient.

S’imposer des horaires

Troisième chose, créer des horaires pour chacune de tes tâches à accomplir dans la journée. Prends du temps chaque matin pour les définir avec tes appels à passer, tes courriers à lire et répondre, etc. Organise-toi avec tes collègues pour vous synchroniser ensemble et être toujours en contact les uns les autres. Mettez-vous d’accord à l’avance sur qui fait quoi à telle heure et l’organisation n’en sera que plus facile. Respecte tes horaires et n’oublie pas d’y intégrer tes temps de pauses. Il faut bien aussi pour repartir de plus belle ensuite.

Utiliser les moyens de communication

Quatrième chose la communication, s’écrire c’est bien, se parler c’est mieux. Utilise et abuse mêmes des outils de communication pour conserver le contact avec tes collaborateurs, faire des points, rappeler des tâches, mettre en place des pratiques ou simplement discuter des projets en cours. Utilise les modes absents et occupés pour prévenir si tu es en pause ou déjà en appel. Organise des visioconférences qui sont les meilleurs outils pour garder le lien et échanger en pouvant se partager l’avancée de projets. 

S’accorder du temps

Prends le temps de t’organiser, de faire des pauses, mais aussi de prendre des nouvelles de tes amis, de ta famille et de tous tes proches. Pour ceux qui ont des enfants et je sais que ce n’est pas évident en ce moment. Il faut aussi leurs accorder du temps et donc se planifier des plages horaires pour organiser des activités, travaux manuels, jeux de société, activités dans le jardin, dessins ou lectures. Tout est bon pour occuper les enfants. Puis, lorsque l’on doit retourner au travail leur autoriser les écrans pour une période donnée. Ceci pour leur faire passer le temps. Pendant que toi, tu travailles tranquillement jusqu’à ta nouvelle période de pause ou la fin de ta journée.

Quels sont les 7 applications pour travailler depuis chez soi efficacement

Maintenant que tu as les bonnes habitudes pour mettre en place le télétravail. Je vais te présenter les meilleurs outils à utiliser afin que tu travailles efficacement.

Slack

Pour commencer, je te présente l’outil collaboratif par excellence. La force de Slack ce sont ses chaînes  qui permettent de regrouper les collaborateurs entre eux, de partager et d’échanger tout en protégeant chacune des données et fichiers transmis. Il s’agit d’espaces de travail créés afin de faciliter la collaboration avec une messagerie pour remplacer les mails, les appels audio et vidéos pour discuter en temps réels et organiser des conférences. Slack intègre le partage de fichiers et est compatible avec de nombreuses applications et services (2000 au total) afin de faciliter l’exécution et la rapidité des tâches à accomplir. Dans la version gratuite, tu peux mettre 10 intégrations en place et bénéficier d’appels et vidéos gratuitement.

Trello

J’ai présenté Trello dans mon top 10 des applications mobiles à posséder en 2020. Il existe également une application web. Il va sans dire qu’aujourd’hui elle représente ton meilleur allié pour t’organiser et garder le cap et son suivi sur l’avancement de ton travail. Trello propose un ingénieux système de cartes fonctionnant sur une fonction de glissé-déposé avec des tableaux entièrement personnalisables afin de mettre l’horaire, une étiquette de couleurs et même de l’attribuer à une personne. Je te conseille fortement de l’adopter, surtout si tu es adepte des post-its. Cela te permettra de les avoirs partout avec toi, sur ton téléphone, ton ordinateur et même ton Mac.

Zoom

Discuter par message c’est super, mais pour organiser des réunions ça devient rapidement compliqué. Je te propose donc l’outil Zoom, disponible sur mobile, PC et Mac. Il y en a pour tout le monde. Ce dernier consiste en une application de conférences vidéos intégrant un chat en direct. Tout simplement la meilleure application de réunion vidéos. Elle permet dans sa version gratuite d’accueillir jusqu’à 100 participants pour 40 minutes. Le nombre de réunion est illimité. Donc si tu as besoin de plus de temps tu peux toujours en relancer une directement après la fin de la première.

Microsoft Teams

Si tu as besoin de la suite Office et des services de Microsoft, je te propose Microsoft Teams qui te permet d’utiliser tous les services (Word, Excel, PowerPoint, etc.) de Microsoft en plus de Teams qui permet des conversations à 10 000 participants. Le plus de Teams c’est qu’il est intégré à la suite Office. Si tu la possèdes déjà et il est compatible avec tous les outils Microsofts. Il est ainsi très facile de partager tous tes documents d’un simple clic ou de lancer une conversation vidéo avec tes contacts Skype ou téléphonique. Si tu es un adepte des outils Microsoft, c’est l’outil qu’il te faut.

WhatsApp

Pour travailler il faut rester en contact et discuter avec ses collègues et partenaires qui ne sont pas forcément dans nos groupes de travail sur Slack ou Team. Il te faut donc une messagerie instantanée. Je te propose WhatsApp qui possèdent tous les atouts pour faciliter la communication et le travail avec l’intégration du partage de documents, les appels audios et vidéos partout dans le monde tout en possédant une sécurité avec le chiffrement des données. Il s’agit tout simplement du meilleur outil pour dialoguer et travailler.

Evernote

L’organisation c’est la clef du succès, mais pour y arriver il faut des outils. Evernote est ainsi la clef de voûte pour te permettre d’être organisé et d’avoir toujours tes notes avec toi. Mais surtout, de ne rien perdre. Evernote te permet ainsi de créer, structurer et d’organiser tes notes. Si tu trouves un article, une info ou un PDF en ligne Web Clipper, l’addon d’Evernote te permet de les sauvegarder dans ton espace personnel en un clique. Tu aimes écrire sur du papier ? Evernote peut retranscrire ton écriture, et ce dans 28 langues. Une fonction de scan est même intégrée pour ne rien perdre de tes notes manuscrites. Si tu veux lier papier et numérique et ne rien perdre. Je t’invite à utiliser Evernote, tu me remercieras plus tard.

Feedly

Dernier outil et non des moindres, Feedly. Si tu ne connais pas, je te le présente. Il s’agit d’un outil de suivi de flux RSS. Si tu ne sais pas ce que c’est, pas de panique tu vas comprendre. En faîtes, il s’agit de s’abonner aux sites dont tu apprécies les articles pour les recevoir dans un flux dédié. L’application te permet gratuitement de créer trois flux que tu peux trier par thématique et t’abonner à ceux que tu apprécies. Tu peux ainsi suivre l’actualité des secteurs que tu aimes, les nouvelles technologies, l’environnement, la culture ou la musique. Ceci t’évite de chercher sur chacun des sites l’info que tu souhaites, tout est concentré dans un même flux que tu peux organiser toi-même, rapide et efficace. Il s’agit de l’outil de veille par excellence.

J’espère qu’avec ceci tu vas pouvoir gérer au mieux cette période de télétravail et surtout prendre soin de toi et de ta famille !

Prends des nouvelles de tes proches et aère-toi l’esprit de temps en temps avec un livre, un film ou de la musique.

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Je t’invite à rejoindre mon infolettre certifiée 100% écologique, tu n’as qu’à remplir le joli formulaire juste en dessous. 

Merci !

Au plaisir et à la prochaine, la bise de loin (mesure gouvernementale oblige).

Romain Rivière

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